Do niezwykle ważnych dokumentów każdego podmiotu gospodarczego, zobligowanego do prowadzenia ksiąg rachunkowych, niezależnie od branży, należy zakładowy plan kont. Jeśli jest dobrze skonstruowany to w klarowny sposób udziela istotnych informacji w zakresie rachunkowości zarządczej. Wprawdzie dzięki wzorcowemu planu kont, opracowanemu kilkadziesiąt lat temu, można jasno i rzetelnie sporządzić sprawozdanie finansowego oraz deklaracje podatkowe, jednakże możliwość ułożenia planu kont elastycznie pod daną działalność gospodarczą pozwala uzyskać informacje niezbędne do procesu efektywnego zarządzania finansami przedsiębiorstwa. Przepisy ustawy o rachunkowości pozwalają zwiększać lub zmniejszać liczbę kont syntetycznych. Konta mogą być dzielone i łączone.
Zoptymalizowany Plan Kont
Aby lepiej to zobrazować, posłużę się przykładem planu kont w branży gastronomicznej. Restauracja „Smak” co miesiąc dokonuje licznych zakupów materiałów spożywczych do produkcji, środków czystości, zastawy kuchennej, zastawy stołowej, materiałów dekoracyjnych i pomocniczych jak choćby papieru do pieczenia, folii aluminiowej czy serwetek. Ponadto korzysta z usług księgowych, telekomunikacyjnych, reklamowych w internecie, najmu lokalu, leasingu aut dostawczych, wywozu śmieci, pozwolenia na odtwarzanie muzyki i szeregu innych usług ważnych dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Aby móc serwować gościom alkohol, opłaca podatki w postaci koncesji, akcyzy, a także ponosi koszt wynajęcia od gminy kawałka chodnika na letni ogródek gastronomiczny.
W standardowym, zakładowym planie kont koszty według rodzaju księgowane są najczęściej według podanego poniżej wzoru:
400 – Amortyzacja
410 – Zużycie materiałów i energii
420 – Usługi obce
430 – Wynagrodzenia
440 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
450 – Podatki i opłaty
460 – Pozostałe koszty rodzajowe
490 – Rozliczenie kosztów
Biorąc pod uwagę powyższe, łatwo jest dostrzec, iż księgując wybrane koszty tylko na powyższe konta księgowe, kierownictwo jednostki otrzymuje bardzo ogólne informacje na temat struktury wydatków. Dlatego jako biuro rachunkowe Finance 4 More uważamy iż, niezwykle cenną rzeczą, jest ułożenie planu kont księgowych w taki sposób aby przekazać jednostce zarządzającej niezbędne i szczegółowe informacje na temat ponoszonych kosztów. W celu wdrożenia zoptymalizowanego rozwiązania konieczne jest indywidualne podejście i efektywna rozmowa z zainteresowanym klientem.
Jak to wygląda w praktyce?
Zoptymalizowany plan kont mógłby wyglądać w następujący sposób:
400 – Amortyzacja
410 – Zużycie materiałów i energii
410-1 – Materiały spożywcze do produkcji
410-2 – Środki czystości
410-3 – Zastawa kuchenna
410-4 – Zastawa stołowa
410-5 – Materiały pomocnicze na kuchni
410-6 – Materiały pomocnicze dla gości
410-7 – Materiały dekoracyjne
410-8 – Materiały biurowe
410-9 – Opakowania na wynos
410-10 – Paliwo do aut
410-99 – Pozostałe materiały
420 – Usługi obce
420-1 – Usługi najmu lokalu
420-2 – Usługi najmu sprzętu gastronomicznego
420-3 – Usługi leasingowe
420-4 – Usługi marketingowe
420-5 – Usługi telekomunikacyjne
420-6 – Usługi porządkowe
420-7 – Usługi pozwolenia na odtwarzanie muzyki
420-8 – Usługi księgowe
420-9 – Usługi ochrony
420-10 – Usługi pocztowe i kurierskie
420-99 – Pozostałe usługi
430 – Wynagrodzenia
440 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
450 – Podatki i opłaty
450-1 – Podatek od nieruchomości
450-2 – Podatek akcyzowy
450-3 – Koncesja
450-4 – Opłata za pozwolenie na zajęcie chodnika
450-99 – Pozostałe podatki i opłaty
460 – Pozostałe koszty rodzajowe
490 – Rozliczenie kosztów
Przedstawiony powyżej plan kont, jest jedynie przykładem jakim może się posłużyć restauracja. Jego możliwość modyfikacja jest bardzo duża. Celem nadrzędnym jest bowiem przekazanie właścicielowi, managerowi czy innej zainteresowanej osobie informacji niezbędnych do osiągnięcia możliwie najlepszych wyników finansowych.
Biorąc pod uwagę nasze doświadczenie zawodowe, biuro rachunkowe Finance 4 More pomaga efektywnie ułożyć zakładowy plan kont w odniesieniu do oczekiwań klienta. Istnieje również możliwość elektronicznego dostępu online do zapisów księgowych, czyli podglądu poniesionych kosztów a co za tym idzie aktualnych wyników finansowych.
